Métodos de productividad. EL GTD de David Allen (ll)

(Viene del Artículo 1).

La bandeja de entrada

La bandeja de entrada es el lugar en el que se capturan todos los frentes abiertos según se van produciendo. La idea es recoger todo lo que tengamos en la cabeza y queramos hacer. ¿Quieres cambiar el color de las paredes? anótalo en la bandeja de entrada. ¿Has pensado en una manera de acabar con el hambre en el mundo? escríbelo también en la bandeja de entrada. Una vez que comenzamos a aplicar el GTD toma alrededor de dos día llenar la lista.

Como ejercicio para llenar la bandeja de entrada David Allen recomienda pasear por nuestra casa, bolígrafo en mano, e ir anotando los frentes abiertos que nos recuerdan las cosas que vemos.

Una vez que la bandeja de entrada está llena y no tenemos más frentes abiertos en la cabeza, sentimos una sensación de alivio que es el primer efecto GTD. Todo lo que queremos hacer está apuntado, ya no es necesario recordar nada, es el momento de procesar y hacer lo que hemos apuntado.

Procesar la bandeja de entrada

Procesar la bandeja de entrada es poner cada frente abierto en su sitio correcto.

El siguiente esquema ilustra cómo hacerlo:

gtd-teinspiraEl cuadro de procesamiento se podría resumir en los siguientes puntos:

  1. Todos los frentes abiertos se incluyen en la bandeja de entrada donde posteriormente son procesados.
  2. Si no requieren ninguna acción se incluyen en la carpeta de “algún día” o como sistema de referencia.
  3. Si requieren alguna acción y esta acción requiere menos de dos minutos se hacen en el momento.
  4. Si la acción requiere más de dos minutos y es delegable se delega.
  5. En los demás casos se incluyen en la carpeta de próximas acciones.
  6. Cuando un frente abierto requiere de varias acciones se denomina proyecto y se incluye dentro de la lista de proyectos.
  7. Para procesar los frentes abiertos nos tenemos que hacer la siguiente pregunta: ¿es necesario hacer algo con ellos?, en otras palabras ¿se requiere alguna acción para ejecutarlos?.
  8. Si la respuesta es NO existen tres posibles acciones: guardar los frentes como referencia para futuras acciones, guardarlos en la lista de “algún día/quizás” o incubarlos.

Consejo: El procesamiento de la bandeja de entrada se debe hacer en orden, sin saltar de un frente abierto a otro ya que esto hará que el sistema pierda eficacia.

Referencia

Guardamos un frente abierto como referencia para futuras acciones cuando no existe una acción inmediata pero queremos tenerlo a mano para utilizarlo más adelante.

Lista “algún día/quizás”.

En la lista algún día/quizás guardaremos aquellos frentes abiertos que por cualquier motivo no estamos preparados para completarlos actualmente. También meteremos en la lista algún día/quizás aquellos frentes abiertos que queremos completar y por cualquier motivo no hayamos tocado en dos semanas (lo veremos más adelante).

Por último incubaremos los frentes abiertos que queramos hacer en el futuro y tengamos una idea aproximada de cuando. Lo que haremos en este caso es incluir una referencia a los mismos dentro de nuestro calendario.

El concepto de siguiente acción

Ahora bien,  si a la pregunta ¿es necesario hacer algo? la respuesta es SI, tendremos que procesar este frente abierto.

Para procesar los objetos de nuestra bandeja de entrada que requieren una acción tendremos que tener claramente definido qué entendemos por acción en GTD.

Según david Allen una acción tiene que ser algo físico, visible, y tangible. No se entendería como acción por lo tanto algo que no pudiera ser llevado a cabo en el mundo real. No sería una acción la anotación “hacer la revisión del coche” y si que sería considerada una acción “llamar al mecánico para que te de cita”.

Tener el hábito de preguntarse siempre “cuál es la siguiente acción” es uno de los mejores enseñanzas del GTD. Esto es así porque uno de los principales problemas por los cuales no hacemos lo que tenemos previsto es porque no hemos separado las acciones reales de lo que no lo son (muchas veces solo ideas). De esta manera tenemos listas repletas de acciones imposibles de realizar porque nunca nos hemos parado a pensar que hay que hacer y en las que no confiamos porque nunca cumplimos.

En el momento en el que nos enfrentamos a las ideas y nos preguntamos sobre cuál es la siguiente acción estamos realizando un pre-procesamiento y nos adentramos en la realidad, llevando la acción un paso más cerca de ser completada.

La regla de los dos minutos
  • Cuando hayas determinado cuál es la siguiente acción debes considerar si necesitarás menos de dos minutos para hacerla. Si es así, el sistema GTD te recomienda que la hagas directamente, sin esperar más. (La razón es muy sencilla, si hacer una acción va a emplear menos de dos minutos, la cantidad de energía que tenemos que invertir en añadirla a una lista será mayor que la empleada en hacerla en el momento).
  • Si el tiempo invertido para hacer la acción es mayor de dos minutos existen dos posibilidades, o delegar la acción o incluirla en una lista para hacerla.
    • Si la delegamos la incluiremos en una lista de control.
    • Si decidimos hacerlo lo incluiremos en la lista de “próximas acciones”.

En mi caso después de haber dedicado 48 horas a llenar la bandeja de entrada, aproximadamente tres cuartas partes de todas las tareas fueron a parar directamente a la carpeta de “próximas acciones” (el resto fue a parar a un sistema de referencia para utilizarlo más adelante).