Métodos de productividad. EL GTD de David Allen (l)

Hay libros de productividad que a pesar de prometer grandes avances, se quedan en nada al enfrentarlos al día a día. Luego hay otros, como el libro del que nos ocupamos hoy, que a pesar de no sorprender con sus planteamientos realizan un cambio profundo en la forma en la que nos relacionamos con el mundo. Si aún no lo conoces te recomiendo que lo leas, mientras tanto aquí tienes este pequeño resumen.

“Organizate con eficacia” de David Allen conocido como GTD (del inglés “Getting things done”) es un sistema de productividad personal creado por David Allen en los años 80.

En líneas generales lo que hace el GTD es implementar una extensión de nuestra mente, un backup donde podemos almacenar todos los frentes abiertos (planes, ideas, proyectos) que no getting-things-done-9781508215547_hrnos dejan pensar y procesarlos adecuadamente.

La idea principal sobre la que descansa el GTD es que consume más energía tener un frente abierto dentro de nosotros (en nuestra mente) que fuera (apuntado en una lista). Además, nuestro inconsciente no es eficiente, ya que no nos recuerda lo que tenemos que hacer en el mejor momento (no nos avisa por ejemplo que podemos comprar bombillas cuando estamos cerca de una ferretería). En lugar de eso tenemos múltiples alertas sobre cosas que debemos recordar hacer cuando llegue el momento.

Cuando el sistema se aplica correctamente “vacía” todas las alertas inconscientes que nos preocupan y las vuelca en un sistema externo y organizado que nos hace ser más eficientes y nos da mayor paz mental.

¿Por qué el GTD funciona?.

El sistema creado por David Allen funciona por la rapidez con la que se adopta y por su simplicidad.

La adopción del sistema es muy rápida en relación a otros sistemas. En mi caso necesité 48 horas para volcar todas las ideas y alrededor de una semana para hacer que funcionara al 100% (si bien esto dependerá del tiempo y la intensidad que le dediquemos).

En cuanto a la simplicidad, el sistema GTD nos exige tres tipos de acciones:

  1.     Almacenar todos los frentes abiertos en un sistema externo en el que confiemos (sus famosas “listas” de las que hablaremos seguidamente ).
  2.     Tomar decisiones sobre la acción siguiente a ejecutar en cada uno de los frentes abiertos.
  3.     Revisar los proyectos y tareas de manera regular para dar consistencia al sistema.

 

Almacenamiento de frentes abiertos en listas.

Una lista puede ser cualquier conjunto de palabras escritas en cualquier soporte. Pueden ser ideas, tareas, aspiraciones o planes, proyectos o anhelos escritos en un trozo de papel, un smartphone, un cuaderno o un gestor de archivos en “la nube”. Lo importante es que el soporte sea externo (fuera de nuestra mente).

Para que el sistema funcione se tienen que crear cómo mínimo las siguientes listas:

  1. Una bandeja de entrada
  2. Una lista o listas de próximas acciones.
  3. Una lista de “la espera”.
  4. Una lista de Proyectos
  5. Una lista de “algún día/quizás”.
  6. Un calendario

(Proximo post: La bandeja de entrada).